Bestyrelsesmøde 23 september 2022

Referat af Bestyrelsesmøde VW Club Fyn 23-9-2022

Afholdt 23-9-2022 hos Christian Nielsen.

Deltagere: Henrik Westphal, Lasse Bendtsen, Henrik Lundsgaard, Christian Nielsen, Peder Nielsen, Rasmus Rasmussen, Lars Voss
Afbud: Henrik Ellebæk.

1. Formanden har ordet.
Lars informerede om, at når et referat har været sendt ud i 14 dage og der ikke er kommet nogle indvendinger, betragtes dette som godkendt.

Siden sidste møde. Det var forsøgt at få gang i deltagelse ved de forskellige ”havnetræf” Langesø havde været en succes. Aften/havnetræf som Peder og Rasmus havde forsøgt at få op at køre har der indtil videre ikke været tilslutning til.

Siden sidste møde har der været afholdt 2 køredage, en hos Lasse og en hos Lars, ikke god med ok deltagelse ved Lasse, meget lav ved Lars. Vi drøftede om det kunne være fordi Lars kalder sin fødselsdag, og folk så er i tvivl om hvad der evt. forventes.
Der forventes ingenting men Lars tager det op til overvejelse.

Til vintersæsonen har det været svært at få nogen til at afholde noget men følgende er blevet planlagt:
Januar. Værksteds dag hos Christian Nielsen.
Marts. Garage/køredag hos Henrik Lundsgaard.
April. Køredag hos Lasse.
En af vores følgere fra Jylland havde forslået at vi kunne besøge ham og Lars spurgte hvad holdningen var til dette. Det var et ja tak, hvis personen ville arrangere noget.

Resten af 2022 var der ikke noget på programmet. Rasmus ville høre skoda-museet hvad der var af mulighed for besøg der, og bestyrelsen var enige om at klubben gav indgangen for de medlemmer der skulle ville deltage.

Vi snakkede om alternativer til sommersæsonen hvis der var måneder vi ikke kunne få besat med køredage, det blev forslået at vi så i stedet arrangerer køreture evt. kombineret med noget spisning.

2. Indlæg fra kasserer – regnskab/økonomi.

Status på regnskab. Der er 83.123,41 i kassen. Siden sidste møde har der været udgifter til gaver, bank, website og klistermærker.

Status medlemstal. Der er pt. 100 medlemmer.

Status i forbindelse med overflytning. Henrik kunne fortælle at dette var gået i orden.

Status for rykkere til ikke betalt medlemskab.
Vi blev enige om at vi ikke rykker i år pga. tiden der er gået med overgang til ny kasserer, så det var for sent at rykke. Lars informerede at man ifølge vedtægter er udmeldt hvis ikke kontingent er indbetalt når der er gået 3 måneder efter betalingsfristen.
Fremover vil der blive udsendt 1 rykker, hvis ikke der er blevet betalt til tiden.
Hvis man 14 dage efter denne besked stadig ikke har betalt vil man modtage en besked om at man er udmeldt.
Kassereren står for dette.
Vi skal arbejde på at få indsamlet folks mailadresser til medlemslisten så der fremover kan sendes betalingsinfo/kontingentopkrævning ud denne vej, udover at det står i bladet.
Der arbejdes på flere og nemmere løsninger til indbetaling af kontingent, og Henrik L. havde undersøgt mulighederne for mobilepay, det vil koste 995 i oprettelse og så et månedligt gebyr på 49-100 pr. måned. Der var enighed om at han arbejder videre med dette.
Henrik L. har fået oprettet klubben til modtagelse af E-post.
Der blev spurgt ind til hvordan medlemsnummer blev tildelt, da der gennem tiden har været forskel på dette. Nogle er blevet tildelt et nummer midt i listen hvis der har været udmeldinger, mens andre har fået et fortløbende nummer sidst på listen.
Kassereren styrer dette og gør det ensrettet fremover.

3. Indlæg fra redaktør og webredaktør.

Ideer til bladet – artikler – indkommet- Deadline. Lars fortalte at et blad var som et tarmsystem, intet ind = intet ud, og det havde svært at få noget ind. Så bladet indeholder kun historier skrevet af bestyrelsesmedlemmer.
Christian spurgte hvad der evt. kunne bruges som fyldstof, både for at nå det krævede antal sider mht. til trykker men også for af have noget i bladet. Der blev talt om en sjov og spas side samt en historie side. Det blev også forslået en side med info om hvad der arbejdes med at kommende arrangementer som ikke er med
under fastlagt sæsonprogram, men som der arbejdes med til senere sæsoner.
Bladudvalget vil arbejde videre med dette.

Ideer til webside. Intet nyt.

4. Opfølgning på punkter fra sidste møde.

Nyt logo – Lasse. Er lavet.
Klistermærker – Lasse. Er lavet og vil blive fordelt til medlemmerne, skulle nogle ønske et ekstra kan disse købes til kostprisen på 20kr.

Beach flag – Christian. Christian har talt med megatryk, der har været lidt udfordringer med filformatet på vores logo, dette arbejdes der med. Et i medium koster 980 + moms, evt. billigere hvis de får noget reklame hos os, der blev snakket om at forslå dem at vi fik nr. 2 u/b mod de fik en helside reklame i 2 blade samt noget reklame på Facebook gruppen. Christian går videre med dette.

Medlemskort. Dette samt nyt klistermærke sendes ud til medlemmerne med et infobrev om dette. Henrik L. Lasse og Christian tager sig af dette.

Bustur. Dette var ikke blevet til noget pga. manglende bus samt fører, der blev talt om at vi kunne lave nogle køreture i de luftkølede til sommer i stedet til f.eks. VW-museum i Ulfborg, Howdiauditræf, tur i 2024 til Hannovertræf og evt. over Wolfsburg museet på vej hjem.

Træf 2023.
Dato fastsat til 25-27 august 2023.
Vi talte lidt om mulige pladser, samt om det skal være en ”åben” plads hvor alle ligger samlet og med deres telte/vogne ved bilerne eller som det har været de sidste gange hvor man ligger spredt på campingpladsen og så samles på en plads til udstillingen. Den ”åbne” plads hvor vi ligger samlet er det der foretrækkes. Der er
pt. 3 campingpladser i spil.
Peder fortalte at Helnæs er åben for ideen og arbejder videre med mulighederne der.
Henrik Westphal undersøger mulighederne hos Carlsberg camping.
Lars undersøger med Vejlby Fed om de nye forpagtere er interesseret i at have os på besøg.
Der blev talt kategorier inden for pokaler samt fordeling af disse. Der arbejdes efter at der bliver udvalgt en dommerkomite samt måske en kids choice. Kategorier der arbejdes med er: Costum, Type 1, Type 2, Buggy, andre. Måske costum type 1 og standart type 1..
Pokalerne laver vi selv af nogle halve motordele på noget hårdt træ med gravering.
Peder undersøger med gravering og Lasse roder lidt med noget træ og så arbejder vi videre med deres ideer når vi når lidt længere hen.

5. Evt.
Det blev forslået at der laves et album/en tråd med medlemsbiler hvor både bil og ejer er på for at vi bedre kan genkende hinanden rundt omkring, Lars arbejder videre med en løsning på Facebook og så kan vi vurdere senere om det er noget der også kan komme på hjemmesiden.

6. Næste møde.
Bliver onsdag d. 18. januar 2023 kl. 18 hos Peder. Der vil blive serveret mad.