Bestyrelsesmøde 18 januar 2023

Referat af bestyrelsesmøde VW Club Fyn 18-1-2023

Afholdt: 18-1-2023 hos Peder Nielsen.

Deltagere: Henrik Westphal, Lasse Bendtsen, Henrik Lundsgaard, Christian Nielsen,
Peder Nielsen, Henrik Ellebæk, Rasmus Rasmussen, Lars Voss

1. Formanden havde ordet.
Siden sidste møde:
Lasse og Lars havde deltaget i årsmøde hos MHS, de vedtægtsændringer de havde
skrevet om var ikke så slemme som frygtet. Det havde været en spændende dag
med god viden og godt netværk med andre klubber under MHS.
I november havde der været klubdag med besøg hos Skoda museet, og start hos
Rasmus. Han havde sørget for dette arrangement og det havde været en god og
godt besøgt dag.
I januar havde der været garagedag hos Christian, en god dag som var ok besøgt af
januar at være men der var plads til flere…
Kommende arrangementer:
26-3 Garage/køredag hos Henrik L.
2-4 Skulle der have været køredag hos familien Bendtsen. Men da formanden havde
indset da han skrev det i sin kalender at der så var arrangementer 2 uger i træk, blev
den droppet. Måske Bendtsen byder ind med noget hen over sommeren.
Vi snakkede om igen at forsøge at tilrette til at arrangementer helst skal være anden
søndag, dog ytrede Lars at da det ikke er nemt at få folk til at arrangere, kan vi være
ude for at de få der vil vælger andre dage. Men vi arbejder hen mod 2 søndag i
måneden.
I april skal der afholdes generalforsamling, datoen blev fastsat til 16 april. Lars
arbejder efter at indgå aftale med fangel kro til den sædvanlige menu, kendt fra
tidligere. Lars gennemgik hvem der er på valg i år:

Bestyrelsesmedlemmer for 2 år:
Lasse Bendtsen – kunne ikke oplyse om han ønskede genvalg, og vender tilbage.
Henrik Westphal – modtager genvalg.
Peder Nielsen – modtager genvalg.
Henrik Ellebæk – modtager genvalg.
Suppleant på valg for 2 år:
Rasmus Rasmussen – modtager genvalg.
Suppleant for 1 år:
Der er en tom plads, da Kenneth meldte fra inden han nåede at indtræde i
bestyrelsen sidste år. Laura Bendtsen har ydret at hun kunne været interesseret i
denne post. Lars følger op på dette.
Revisorsuppleant for 1 år:
Jytte Christensen – Lars kontakter hende for at høre om hun ønsker genvalg.
Lars spurgte om der skulle indstilles forslag om kontingent forhøjelse eller om det
skal fastholdes som det er nu. Der var flertal for at det ikke skulle forslås forhøjelse.
Vi kører et år mere som det er, og når kasseren har kørt et år mere og har bedre
grundlag for at sammenligne indtægter og udgifter, vurderes det om der skal forslås
forhøjelse på generalforsamlingen 2024.
Efter april er sommeren program tomt. Lars havde et par emner der kunne arbejdes
med:
En af vores følgere havde ydret at han godt ville have os på besøg, det havde han
også gjort til vinterprogrammet, men havde så sprunget fra, så der var enighed om
vi lod den ligge i første omgang.
Finn M. gav til garagedag hos Christian udtryk for han gerne ville afholde noget på
han store plads. Lars arbejder videre med det.
Lars spurgte Henrik W om han og Marlene kunne være interesseret i at afholde et
sommerarrangement, det ville de gerne og der blev aftalt 14 Maj kl. 13.
Lasse kontakter howdiaudi for at få oplyst hvornår de afholder deres årlige træf, og
så arbejder vi evt. videre med en fælles køretur dertil.

2. Indlæg fra kasserer – regnskab/økonomi.

Status på regnskab:
Der er pt. 75.785,51 på kontoen. Der har været udgifter til bankgebyr,
klistermærker, hjemmeside, klubblad, indgang på Skoda museet, årsmøde hos MHS
samt kontingent til MHS.

Status medlemstal:
Der er pt. 102 medlemmer.

Status på mobilepay:
Det er startet op. Det bliver muligt at indbetale kontingent via mobilepay fra i år.
Lars sender siden fra bladet der omhandler kontingent til Henrik L som retter til med
mobilepay, nyt kontonummer, samt indbetalingsfrist og sender det derefter retur til
Lars/bladredaktionen.
Henrik L, spurgte ind til om der var nogen regler for perioden for årsregnskabet, om
vi kunne kører regnskabsår ved årsskifte eller om det skulle være maj/april. Da det
skal gennemgås af revisor og godkendes på generalforsamling, vil det være bedst at
det kører som hidtil.

3. Indlæg fra redaktør og webredaktør.

Ideer til bladet – artikler – indkommet- Deadline.
Deadline er 1. marts, der var ikke indkommet noget nyt på det tidspunkt.
Ideer til webside. Intet nyt under solen.

4. Opfølgning på punkter fra sidste møde.

Beach flag – Christian. Der var kommet en ny leverandør i spil. Pris 975. Christian
arbejder med om noget af prisen kan byttes med en annonce i blad/lidt sponsorat.
Der var enighed om der skulle bestilles 2, hvis ikke det er muligt med sponsorat
købes disse bare,
Medlemskort – Henrik Lundsgaard, Lasse og Christian. Ikke sendt ud endnu, der
arbejdes med et brev til medlemmerne hvor de vil få oplyst deres medlemsnummer,
som sendes ud sammen med klistermærke.
Opkrævelse via mail/betaling via mobilepay/kortere betalingsfrist. Var allerede til
dels behandlet under indlæg fra kasserer. Henrik L styrer betalingsfristen, som
fastsættes til en dato før generalforsamling.
Album for medlemsbiler. Det har Lars sat i gang på Facebook der er pt. ikke kommet
det vilde af input. Men vi forventer der kommer mere hen over sommeren når folk
atter får fundet bilerne frem. Der kan også tages billeder til køredage af folk og
deres biler som vi så kan bruge.

5. Træf 2023.
Datoen var allerede tidligere fastsat til 25-27 august 2023.
Plads:
Peter havde undersøgt med Helnæs, som gerne ville have os på besøg. Han havde
fået lidt priser samt forhørt om forhold. Det store plus: der er et stort areal hvor vi
ville kunne lige samlet og med telte og biler side om side, også til udstillingen,
hvilket kunne være fedt. Minus: Der var ingen faciliteter til afholdelse af den
indendørs del, spisning mm. Der ville vi selv skulle leje et stort telt, samt borde og
stole og sørge for opsætning og nedtagning af dette.
Henrik W. havde skrevet til Carlsberg camping og fået et autosvar med at de holder
ferie til og med uge 4. Da beslutningen skulle træffes blev denne valg fra.
Lars havde været i kontakt med Vejlby fed som vi har brugt de sidste 3-4 træf. De
nye forpagtere ville meget gerne have besøg af os og havde ved vores henvendelse
allerede reserveret festteltet til os, indtil vi kunne træffe en beslutning. Detaljer

skulle aftales nærmere når beslutningen blev taget, men Lars kunne ud fra deres
hjemmeside oplyse at selve campingdelen lå omkring samme priser som tidligere.

Valget faldt på Vejlby Fed.

Lars forslog at det blev valgt nogle personer til at tage sig af de mere lavpraktiske
ting, for at det ikke krævede et 9 mands møde, hver gang noget skal besluttes. Lars
og Lasse arbejder videre med dette da det er prøvet nogle gange før af dem.
Bestyrelsen holdes selvfølgelig løbende informeret hvis der er noget overordnet.

Lars søger tilladelse til afspærring af p-plads ved vejdirektoratet.

Mad: Henrik E. indhenter tilbud fra Ellebæk catering og undersøger mht. til deres
foodtruck fredag aften/lørdag middag. Han sender noget til Lars vedr. dette.

Drikkelse og morgenmad arbejdes der efter same procedure as last ”year”.
Christian undersøger dog om der er mulighed for en kaffeløsning fra hans arbejde.